日本ナイル・エチオピア学会 個人情報に関する取り扱い規程

日本ナイル・エチオピア学会個人情報に関する取り扱い規程

第1条(目的)

本取り扱い規程は、本学会が会の運営のために収集した会員の個人情報の取り扱いについて規定する。

第2条(開示理由)

本学会員の個人情報は、会の運営ならびに会員相互の研究上の連絡に必要な場合にのみ、必要な会員に開示する。開示を受けた会員は上記以外の目的のために個人情報を使用してはならない。

第3条(開示範囲)

本学会の会長、副会長、総務担当運営幹事は、本会の収集したすべての個人情報を第2条の規程のもと、知ることができる。

会長が認めた運営幹事は、個人情報のうち、会員の氏名・所属先住所・電子メールのアドレス・電話番号、および会員の入金状況、学会賞に関する情報を第2条の規程のもと知ることができる。

自宅住所は、所属がない場合、所属先に連絡が不可能であることが明確である場合、または会長の指示にもとづき、所属先住所に代えて開示することができる。

第4条(第三者譲渡の禁止)

開示を受けた個人情報は会員外に開示および譲渡することを禁ずる。役員を退いたのちは在職期間中に知りえた個人情報は破棄しなければならない。

第5条(明示的開示)

役員の氏名、役職、所属先は、会誌上、および本会ホームページ上に開示される。また学会誌への投稿掲載者の氏名、所属先、所属先住所、電子メールのアドレスは、学会誌上およびオンラインジャーナル上に開示されることがある。

第6条(名簿の取り扱い)
本会会員の個人情報を羅列した名簿は、会の運営および研究上の連絡のために作成するのであって、氏名、所属先、所属先住所、電子メールのアドレス、電話番号、ファックス番号、研究領域を掲載する。

会員は名簿を第三者に譲渡してはならず、紛失等に十分注意しなければならない。

第7条(個人情報文書の保存)

本会会員の個人情報を記載した文書の保存期間は、別に「文書管理台帳」に定める。退会会員の個人情報は基本電子データから削除する。ただし、文書管理上、退会者を現会員から判別することが困難な場合は「文書管理台帳」に記載された期問、保持することができる。

第8条(例外)

以上の規程にかかわらず、公共の利益・会員の生命の保護および法令にもとづき第三者に会員の個人情報を開示することがある。

第9条(改定)
本規程は会長の発議にもとづき、運営幹事会の合意をもって改定することができる。ただし、法令に反する規程を制定することはできない。

付則 この会則は、平成18年4月16日より施行する。